How organizational agility will become the cornerstone to thrive in VUCA environments?
August 24, 2020
מדוע אני לא מצליח לחלק משימות עבודה גדולות ליחידות קטנות יותר?
September 16, 2020
אז לפני הכל, כמה מילים על אג’ייל בהיבט של ארגונים ושינויים:
בשנים האחרונות עולם ניהול הפרויקטים, התהליכים והניהול בכלל, בעיקר בתחום ההייטק, עובר מהפיכה והתפתחות תפיסתית. האג’ייל בעולם התוכנה מבטא צורך מוחשי של החיים בתחום להשתמש במתודולוגיות פיתוח תוכנה קלות כתחליף למתודולוגיות הכבדות המסורתיות על מנת להתמודד עם העולם המשתנה והמורכב הניצב בפני העסק.
אג’ייל עוסק כאמור בפרקטיקות אך בעיקר ברוח הארגונית לשינוי. הוא למעשה נוגע בכל שכבות הארגון: עובדים, צוותים ומנהלים ובתחומים רבים בתוך הארגון (מחקר ופיתוח, מכירות, תרבות ,תהליכי עבודה ועד לנהלים). למעשה , אג’ייל הוא פילוסופיה שעוטפת ומשלבת גישות מלא מעט תחומים מעולמות שונים ומגוונים.
כך למשל מתחום הנדסת הייצור – נלקחו הנדסת תהליכים , בנית פרקטיקות, הנעת עובדים, שיפור דליברי, וייצור. מתחום ניהול פרוייקטים- את העמידה ביעדים , גמישות פרויקטאלית, ניהול פרוייקטים גדולים וקטנים ולהנחיל פרקטיקות מתאימות בארגון, וכ”ו. האג’ייל לוקח כמובן גם מתחום הנדסת התוכנה, שיטות מתקדמות בהנדסת תוכנה המובילות גם ליכולת לקצר תהליכים, לנוע בבטחון ובאיכות, להגיב מהר ואיכותי לשינוי. שיטות אחרות בהנעת אנשים, יכולת לייצר שינוי, להגיב לשינוי, לשנות כיוון מהר, לאג’ייל כמובן גם עיסוק בשינוי ארגוני, מבנים ארגוניים, חזון, יעדים, שיטות עבודה, פסיכולוגיה, הנעת עובדים, עיצוב תהליכי עבודה, ועוד. מתחום האימון (Coaching) המושתת על פסיכולוגיה – האג’ייל לוקח אימון קבוצתי, אישי ולמנהלים.
היופי בגישה האג’ילית הוא שהיא מתבססת על יותר מ 60 שנה של התנסויות מהתחומים הללו (כולל מתרבויות אחרות: יפן,אירופה וכ”ו) ומצליחה לייצר מהם משהו סדור ומודרני בהתאמה לעולם המטורף של היום.
למעשה האג’ייל מאחד המון כלים וגישות שהיו שם תמיד. זו הסיבה שאג’ייל נראה מוכר להרבה מאד אנשים. בעולם המשתנה של היום, בארגונים ומחוץ לארגון שילוב הגישות מעולמות שונים, טכניים שונים וכן מעולמות רכים ופסיכולוגיים הוא לכורח. אג’ייל הצליח לייצר כלים מאד פרקטיים ליישום הגישות השונות דווקא בגלל האקלקטיות שבו. כך למשל, SCRUMוקאנבאן ועוד, הם כלים עטופים בפילוסופיה הזו ומאפשרים לארגון לקחת את התיאוריה לפרקטיקה.
כך , נקדם שימוש באוסף של טכניקות ניהוליות אשר מחבקות שינוי ומלמדות להתמודד איתו בצורה המתאימה לקצב השוק המשתנה והמורכב בו חיה החברה. עקרונות, ערכים ושיטות אלו מעודדות גמישות, תקשורת פתוחה, ומושתות על תרבות דיבור, תרבות דיון ותרבות לשיפור מתמיד.
הטכניקות הניהוליות כוללות מתודות המשויכות לתפישת Lean ולתפיסה אג’ילית( Agile ), מעודדת עדכון תמידי של המשימות, ניהול זמן, פוקוס, משוב תמידי, לימוד מתמיד, טיפול מיידי במשברים תוך שימת דגש על הסתגלות לשינוי, ניהול עצמי, התפתחות עצמית, העצמת עובדים, ומיקוד סביב הערך אשר נוצר ללקוח.
המשאב האנושי הופך להיות מרכיב עיקרי בייצור מוצרים איכותיים תוך הקטנת עלויות.
איך נראה ה”ליווי האג’ילי” .. ככה בקווים כללים?
שיטות אג’יליות מאפשרות כניסה מהירה לארגון. הן נותנות ערך מובחן ללקוח על ידי יצירת הבנת מצב, ולעיתים קרובות גם שינוי ללא תקופה ארוכה של “אבחון” ונעשות ממש מתוך הקירבה למקומות בהן נעשית העבודה ממש. האג’ייל מתחיל בדרכ באבחון מאד קצר ( JUST ENOGH) איסוף האינפורמציה נעשה תוך כדי עבודה ממש בתוך הארגון ותהליך השינוי, על פי פידבק ארגוני שמגיע מהשטח. האג’ייל מספק כל העת תוצרים שהארגון יכול לבחון ולהגיב אליהם (לא רק דוחות ואבחונים אלא תוצאות בשטח) אשר יש יכולת להתאימם טוב יותר למציאות משתנה. זוהי ההתחלה הפרקטית של עשייה, קבלת פידבק מיידי ותוצרים פרקטים ובחינתם, לימוד, שיוני ומשך… (עם העובדים והאנשים , והמחלקות השונות הרלבנטיות לאורך ולרוחב הארגון לפי הצורך והקצב).
תארו לכם, “סופר נני”.
הליווי של Agile Coachאת הארגון מתמקד הן ברמות ההנהלה, חשיבה רוחבית על תהליכים ארגוניים, והרבה מאד בשטח, עם הצוותים, המחלקות השונות, אל תוך עולם הפרקטיקה שלהם כפי שהם המתנהלים בתוכו. Agile Coach לא מרחף מעל הפרקטיקה, הוא מכיר אותה בגופים השונים בארגון, הוא בוחן אותה לפי אופי הארגון, העולם העסקי, היעילות, התרבות והאנשים ובשביל כך הוא חייב למקם עצמו בתוך העשייה הארגונית . ה Agile Coach לא רק מנחה, הוא נמצא בשטח, ביומיום, קורא את ההתנהלות הארגונית במקום בו הדברים קורים, עוזר לייצר שינויים בפרקטיקה, מגדיר פרקטיקה, מדריך, מאמן יחידים ,מתעסק בדינמיקה של קבוצות עבודה הלכה למעשה, ומחבר בין הרמות השונות והטווחים השונים בארגון.
עד לעידן האג’ייל שיטה כזו On the Job Training נמצאה בשימוש בעיקר בחברות שעושות ייעוץ ארגוני פנימי ולא על ידי ייעוץ חיצוני. זאת לאור כמות השעות הגדולה הנדרשת ליישומה וכנגזרת מכך העלויות שלה.
כמו “סופר נני “, ה Agile Coach נמצא שם , לראות את הילדים וההורים בבית, בסביבתם הטבעית, בתגובות שהם מייצרים למצבים ובמצבם ה”אמיתי”. הוא לא יסתפק באוסף ראיונות “מי אמר על מה ועל מי”, הוא ילך לשטח ויבחן מנעלי הפרקטיקה ועד ההתבוננת הגלובלית את ההתנהלות הארגונית.
אז מהו סט היכולות/ מיומנויות שנדרשות מAgile Coach?
ההנחה היא כמובן, שכארגון, ביקשתם לעשות שינוי עמוק ואמיתי בתגובה לעולם מורכב ומשתנה. אפשר כמובן, “להזמין” הדרכה, או “הטמעה” של SAFe” ” או כל מתכון “אג’ילי ” אחר. במקרים כאלו אתם יכולים לדלג על המשך הקריאה .
אבל, בהנחה, והארגון משתמש בשיטות אג’יליות על מנת ליעל את התנהלותו לייצר תרבות שמגיבה לשינויים, אלו הם המרכיבים שרצוי שתחפשו בדמות או בדמויות האג’יליות שמובילות אתכם.
מעבר לתקשורת בינאישית מצוינת , יכולת להעביר מסרים , סובלנות, יכולת התבוננות וכו, ישנם גם תחומי ידע ומיומנויות הנדרשות על מנת להביא ערך מובחן, מהיר ואיכותי לארגון.
הדיאגרמה הבאה מאירה את התמונה בהיבט הזה:
ה Agile Coachנדרש לסט של מיומנויות רכות כגון : הדרכה, יעוץ, לימוד, אימון, מנטורינג, סוכן שינוי.
בנוסף, הוא גם נדרש לשלוט בצורה טובה בעולמות הידע של ניהול פרוייקטים, ניהול מוצר, פיתוח, איכות, עוד.. . מצופה מ Agile Coach ללמד בעלי מקצוע שונים פרקטיקות ספציפיות לעולמם מבלי להישאר בעולם התאורטי, אלה לחברת למציאות הספציפית של ארגון, מחלקה או עובד.
הוא חייב שיהיה באמתחתו כישורים טכניים על מנת להבין את העולם בו הוא מיעץ.
הוא נדרש לידע לא מבוטל בעולמות התהליכים של פיתוח תוכנה וחומרה, ובאופן מוכלל גם ידע בלתי מבוטל בעולמות ה LEAN ויעלו פסי הייצור וכמובן שליטה מצויינת בגופי ידע בעולם האג’ילי עצמו.
הוא נדרש ללמוד את העולם העיסקי בו חי הארגון וארגונים נוספים , את הערך של העולם הזה לארגון, אחרת הערך שיספק יהיה מוגבל, ולהבין “משהו” מהתנהלות של ארגונים בכלל, ארגונים ישראלים בפרט, ומגמות עולמיות רצוי .
הוא נדרש להבין את עולם הHR, התנהגות ארגונית ותרבות. שהרי לב השינוי האג’ילי מתרחש בתרבות ובאנשים.
וכמובן, הוא נדרש לשלוט במינדסט האג’ילי, בעולם הידע האג’ילי ובפרקטיקות המתפתחות.
הוא נדרש ללמוד ולהתחדש עם פרקטיקות חדשות שצצות אחת לבקרים ולהבחין בין איכויות שונות של המגמות החדשות בשוק שבו הוא פועל.
ואחרון, אבל לא החביב היחיד, הוא נדרש להיות גמיש בעצמו. הוא נדרש להגמיש את מה שהוא יודע לארגון שבו הוא פועל. אסור לו לבוא עם מתכון של פרקטיקה כזו או אחרת ולהכתיב אותה לאגרון. שהרי אין שני ארגונים שנכון להם להטמיע פרקטיקות לתגובה לעולם משתנה בדיוק באותה הצורה.
Agile coach איננו הרופא של הארגון , הוא יותר כמו פזיוטרפיסט:
טעות לחשוב שיבוא רופא אג’ילי, יאבחן, יתן תרופה, יחזיק בידע עצום אצלו ו”ירפא” את הארגון . טעות! תמצאו את עצמכם מפתחים ציפיות שלא מתגשמות, מערבולות שלא נרגעות, מתכונים נהדרים של תשתית שלא מחזיקים ובטח לא מייצרים שיפור.
אמנם הידע הנדרש מ Agile Coach הוא רחב ועמוק אבל הדימוי יותר מתאים לפזיוטרפיסט מאשר לרופא. המאמן, מבין בגוף הארגון, מתווה דרך ותכנית עבודה. אבל הארגון, מחוייב לפעול, לקחת שיעורי בית, לתגרל (וללמוד ), להתאמן, לעבוד קשה על מנת לסגל התנהלות אג’ילית.
אג’ייל קואצ’ טוב, יבנה מאגר ידע בארגון, יוריש את הפרקטיקה, יבנה ארגון לומד ומתפתח, כך שהארגון יוכל להמשיך בעצמו. הוא יבין שהדרכה בלבד , או תלות בידע של יועץ לא מייצרת את הערך שארגון שרוצה להיות גמיש צריך. אין זה אומר שהארגון אינו זקוק לנוכחות של יעוץ אג’ילי, לשיוף של מתודולוגיות, לליווי הארגון בגדילה ובשינוי. כמו כל עולם פרקטיקה , כשלא נחשוב עליו, או לא נתעסק בו, הוא ישחק ויתפוגג.
ה Agile Coach חייב להוביל את הארגון לעצמאות. חייב לבנות בארגון את החשיבה האג’ילית, והערכים. הרי לא נשאר שם לעולם. המטרה של ה Agile Coach אם כן, היא גם לייתר את עצמו בארגון.
