בקצב הקנבן- יישום מערך פגישות לתרבות ארגונית אפקטיבית

בקצב הקאנבן – יישום מערך פגישות לתרבות ארגונית אפקטיבית

הטבע מהווה מקור להשראה עבור מגוון תחומים, לרבות תרבות ארגונית. איך יתכן שנוצר אדם שלם מתא בודד המתחלק פעם אחר פעם? כיצד הרקמה החדשה שנוצרת יודעת להתפתח נכון, להפוך לאיבר ולהשתלב בסביבה? אין ספק שתא מהווה מנגנון אורגני מורכב ביותר, אך בכדי להשתלב עם הסביבה יש צורך בסנכרון מלא בין תא עצמאי וגירויים חיצוניים. לכך נדרשים מנגנוני משוב פנימיים יעילים.

למעשה, ניתן לומר שעקרונות הפועלים על תאים ומאפשרים להם להיות חברים אפקטיביים בארגון צומח, תקפים לגבי כל סוג, סביבה וגודל ארגוני. בכדי שארגון יתפקד היטב, כל הפרטים המרכיבים אותו, לרבות עובדים, מחלקות ואגפים נדרשים ליישר קו עם מנגנון מתואם של משובים פנימיים שפועלים בכל הרבדים.

Kanban Cadences – מנגנון ישיבות רב שכבתי

אחד התחומים הלוהטים בעולם התרבות האירגונית הוא ה “Kanban”, מושג הלקוח מהשפה היפנית ומתייחס למנגנון התייעלות תהליכי עבודה, בסביבה מרובת מערכות. ניתן לומר ש  Kanban מציע כלים ליעול פס ייצור מוצר עם דגש על ערך , איכות , ומהירות מתאים לקצב השוק , הדרישה והלקוח. קאנבאן , שבנוי על לולאות פידבק במהלך פס הייצור מציע כמו כן מנגנון מוסדר של רשת פגישות, לטיפוח תקשורת דו כיוונית נכונה ובכל הרמות הדרושות בארגון. התנהלות ארגונית זאת משקפת היטב את מערכות המשוב ביוכימיות שקיימות בין כל התאים, רקמות ואיברים חיוניים בגוף האנושי.

מנגנון ה Kanban יושם לראשונה בשנת 2005, כחלק מההתייעלות המוצעת לחברות גדולות, בידי “דויד אנדרסון”, אך לא מוגבל עבור גופים גדולים בלבד. מנגנון התייעלות ארגונית זה מאפשר השגת תוצאות עבור כל גוף ולא משנה גודלו.

קבלו את רשימת הפגישות הנדרשות לתאום ארגוני:

• פגישת צוות יומית – בפגישת הסנכרון היומית מתקיימת ברמת הצוות, תוך התייחסות לכל פרטי הקבוצה. בשלב זה צפים כל “העניינים” שמתקיימים ברמת הצוות, תוך זיהוי חסמים וחיפוש פתרון לנטרולם. כמו כן, הפגישה תשקף את כושר העמידה ביעדים, תוך שמירה על זרימת משימות אופטימלית.
• פגישת ריענון ומעקב – מטרת הפגישה לוודא שלצוות יש מספיק מהמשימות הנדרשות לביצוע והצוות אכן יכול להתחייב על ביצוען. פגישות ריענון יתקיימו בכל פרק זמן נדרש, הנע בין פגישה יומית ועד לשבועיים.
• פגישת תכנון משלוח – בפגישה זאת מתכננים את הגשת התוצר המוגמר ללקוח בהתאם לצרכיו, תוך שימת דגש על שלמות הביצוע ובהתאם לציפיות.
• סקירת איכות השירות – הפגישה מתמקדת בבדיקת ביצועי הצוות כנגד התחייבויות מול הלקוח, בחינת איכויות שונות, זמן הגעה, סוגי שירותים ועוד.
• סקירה תפעולית – פגישה זאת מהווה עליית מדרגה מ”סקירת איכות השירות”, תוך הסתכלות ארגונית רחבה יותר. הפגישה מתמקדת בהבטחת זרימת פעילות אפקטיבית ברובד הגבוה יותר מזה שהתקיים בשלב קודם, ושוב תוך ההתמקדות בצרכי הלקוח.
• סקירת סיכונים – בפגישה נדון ונסכים על התווית פרופילי סיכונים בהקשר של משימות מסוימות, או שינויים המתקיימים תוך כדי תנועה ולפעול בהתאם. דוגמאות לכך יכולות להיות הכרזה על סוג חדש של שירות או קביעת תזמון ראוי לביצוע, ועוד. מדובר בעניין החל בכל רמות הארגון, ולכן יכול להתקיים בתדירות אחרת עבור כל רובד ארגוני.
• סקירה אסטרטגית – בשעה טובה הגענו לפגישה ברמה הגבוהה ביותר שבה נסקור ונתאים את האסטרטגיה על פי המידע מהלקוחות והשווקים בהם אנו פועלים. מדובר בהזדמנות לענות על שאלה מרכזית – האם אנחנו עדיין עושים את הדברים הנכונים? האם אנו תחרותיים ומתנהלים בהתאם למודל התפעולי ועסקי שלנו?

חיבור נכון של כל המפגשים שתוארו, מביא לידי סנכרון מושלם והתאמה בין כל חלקיו ורבדיו של הארגון. כתוצאה מכך נוצרת קרקע פורייה להתייעלות ושיפור ביצועים.

למה אנחנו צריכים כל כך הרבה פגישות?

נבהלתם? תהיו בטוחים שזאת השאלה הראשונה שעולה בידי כל מי שנחשף לראשונה לשיטות אג’יליות . כולנו מכירים את הפגישות האלה שלא מסתיימות ומהוות חלק מתרבות ארגונית לקויה ולא יעילה, אז מה העניין? פגישות זה חשוב ויש לתת להן תוכן, כיוון וגבולות ברורים בהתאם לצרכי הארגון והאתגרים שמולם הוא עומד. למעשה, שיטת Kanban מציעה מעיין מפת דרכים הלוקחת את הפגישות הקיימות ומכניסה בהן ליטוש וכיול חשובים ההופכים אותם לבעלי ערך רב יותר. ניהול פגישות יעיל חוסך פגישות כפולות ומכניס פוקוס לעניינים. יתרון חשוב נוסף שטמון בחיבור בין סוגי מפגשים – קביעת תדירות נכונה של מפגשים עבור קבוצות ספציפיות חוסך התכנסויות מיותרות וקהל חסר עניין.

לגבי תדירות הפגישות זה עניין של החלטה פנים ארגונית. פשוט מתחילים ואז קובעים את הקצב, לפי התגלגלות האירועים. התאמה נכונה של פגישות האינטגרציה מתבצעת לפי הניסיון שנרכש בעקבות הפעלת התוכנית המוצעת של Kanban.

Back to the Blog